Деловая переписка на английском языке
Каждый человек, впервые столкнувшись с необходимостью написания
делового письма на английском языке, на некоторое время входит в ступор
от волнения, что ничего путного из этого не выйдет. И это нормальная
реакция, поскольку все, что мы делаем в первый раз, мы всегда делаем не
уверенно. Но достаточно самому один раз хорошенько разобраться в деле и
выполнить его и уже в следующий раз все пройдет значительно спокойнее и
увереннее. Так и с деловыми письмами иностранным партнерам.
Для начала следует знать о том, что правила деловой переписки на русском и английском языках во многом схожи, объясняют эксперты онлайн-школы
английского языка EnglishDom. Такие черты делового письма, как сжатость,
определенная структура и последовательность, минимум или полное
отсутствие эмоциональной окраски – являются основными для деловых
писем на любом языке. Также существуют золотые правила деловой
переписки на английском языке, используя которые вам всегда будет легко
составить письмо иностранному партнеру.
Хорошая новость заключается в том, что английский деловой стиль
письма значительно проще русского. В нем меньше используется
сложных и громоздких речевых оборотов, больших сложночитаемых
предложений и заштампованных фраз, в отличие от русского делового
письма, в котором все стандартизировано ГОСТом. В англоязычных
странах в переписке допускаются эмоционально окрашенные фразы
типа «я искренне рад, чрезвычайно удивлен» и т.п., а официальный
строгий стиль используется исключительно для ведения деловой
документации.
Понимание того, кому вы пишете,облегчает задачу установления
контакта с адресатом, что очень важно в начале письма. Если в
деловом русском принято сразу «брать быка за рога» и начинать с цели обращения, то у англичан и американцев принято в начале письма
благодарить, даже если на тот момент нет очевидных причин для
благодарности. Заранее поблагодарить за то, что выделили время на
прочтение вашего письма, либо, если первый контакт уже состоялся,
поблагодарить за предыдущее письмо, проявить интерес – это правила
делового этикета в англоязычных странах.
Как правило, в русском деловом письме мы пишем не от себя лично, а
от организации: мы предлагаем, мы сообщаем и т.д. В англоязычных
странах подобное обращение не вызывает доверия. Там
приветствуются люди, которые берут на себя ответственность за
отправленное сообщение, что человек, написавший письмо, в
дальнейшем будет отвечать на возникшие вопросы и именно к нему
необходимо обращаться. Уважительное и любезное обращение к адресату в начале письма, фразы благодарности – залог успеха. Не скупитесь на «Уважаемый» вместо «Ув.», «с благодарностью», «счастлив узнать, обсудить», «заранее благодарю» и т.д.
В деловом письме на английском языке не делают красную строку.
Никогда. Для легкости чтения текст делят на абзацы с обязательным
междустрочным интервалом, что позволяет адресату сэкономить время
и выбрать тот блок для чтения, который ему необходим. Т.е. ваше
письмо должно быть составлено блоками: приветствие (интервал),
общение и установление контакта (интервал), цель (интервал),
завершения письма по всем правилам этикета (интервал), ваша
подпись.
Не обращайтесь к адресату по имени через каждую фразу – достаточно
одного раза в начале письма.
Не используйте жаргонные и сленговые слова, сокращения и
аббревиатуры. То, что очевидно русскоязычным деловым партнерам,
совершенно непонятно англоязычным.
Никогда не пользуйтесь онлайн-переводчиками, если не хотите попасть
в неловкую ситуацию сами и поставить в тупик адресата. Гугл тут не
просто бесполезен, но реально опасен, поскольку из вашей обычной,
казалось бы, фразы, он вполне может сделать неприличную.
В этой статье мы не стали давать образцов типичных фраз и деловых писем,
поскольку на просторах интернета их найти не составит труда. Но лучшее,
что вы можете для себя сделать – это написать письмо самостоятельно, если
вам позволяют знания языка. Если вы сомневаетесь в них, то перед
отправкой, письмо желательно отдать на вычитку редактору. Если же вы
хотите самостоятельно и грамотно вести деловую переписку, но вам для
этого не хватает знаний, то никогда не поздно обратиться за помощью к
специалистам, которые научат, объяснят и вдохновят.
Опытом делится команда Школы EnglishDom.
